วันพฤหัสบดีที่ 20 มีนาคม พ.ศ. 2557

ความหมายและความสำคัญของเอกสารธุรกิจ

ความหมายของคำว่า ธุรกิจ (Business)

        ธุรกิจ หมายถึง กินกรรมที่เกี่ยวกับการผลติสินค้าและบริการ เป็นการประกอบกินการโดยบุลคลเพียงคนเดียวหรือกลุ่มบุลคล ที่จัดหรือจำหน่ายสินค้าและบริการ โดยหวังผลกำไรจากการดำเนินกิจกรรมเป็นสิ่งตอบแทน และยอมเสี่ยงต่อผลขาดทุนที่จะอาจจะได้รับหรือเป็นผลกำไร


ความหมายของเอกสารทางธุรกิจ (Business Documents)

         เอกสารทางธุรกิจ หมายถึง เอกสารหรือตราสารในรูปแบบต่างๆ ที่ทำขึ้นเป็นลายลักษร์อักษรโดยมีการเขียนในลักษณะรูปแบบของจดหมาย หรือพิมพ์เป็นแบบฟอร์ม เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการติดต่อสื่อสารและดำเนินการกิจกรรมทางการค้า ให้เกิดความสะดวกและรวดเร็ว และสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงทางกฏหมายได้ อาทิเช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือ ใบกำกับสินค้าเป็นต้น ดังนั้นการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันจึงมีทั้งกิจกรรมด้านการผลิต การซื้อขายหรือแลกเปลี่ยนการจัดจำหน่ายผลิตภัณฑ์ การบริโภคสินค้าและบริการ ซึ่งล้วนแต่มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด และมีวิวัฒนาการมานาแล้ว จนเกิดเป็นกระบวนการทำงานอย่างเป็นระบบในด้านต่างๆ เพื่อให้สินค้าและบริการไปถึงมือผู้บิโภคคนสุดท้ายได้ทันเวลาตรงกับความต้องการของผู้บริโภคมากที่สุด

หน้าที่ในการประกอบธุรกิจ

          หน่้าที่ของธุรกิจนั้นมีความแตกต่างกันไปตามลักษณะของการติดต่อสัมพันธ์กัน ไม่ว่าจะเป็นระหว่างผู้ผลิตกับผู้ค้าส่ง หรือผู้ผลิตกับผู้ค้าปลีก หรือผู้ผลิตกับผู้บริโภค เพื่อให้ดำเนินชีวิตของผู้บริโภคได้รับความสะดวกสบาย มีความสุขและปลอดภัย แบ่งได้ 3 ประเภท

1.ทำหน้าที่จำหน่ายสินค้าให้แก่ผู้บริโภค

          คือพ่อค้าส่งหรือพ่อค้าปลีกได้จำหน่ายสินค้าให้แก่ผู้บริโภคคนสุดท้ายโดยตรง หรือเป็นการนำผลผลิตจากโรงงานอุตสาหกรรมไปสู่ผู้บริโภค หรือ เรียกว่า การจัดจำหน่าย การจัดจำหน่ายนี้อาจจะกระทำได้โดยผู้ผลิตไปสู่ผู้บริโภคโดยตรง

2.ทำหน้าที่ให้บริการ

           นอกเหนือจากจะผลิตสินค้าจำหน่ายแล้ว ธุรกิจบางประเภท ยังมีหน้าที่ให้บริการแก่ประชาชน เพื่อให้เกิดความสุข ความพึงพอใจ เช่น การขนส่ง การธนาคาร การพยาบาล การประกันภัย และธุรกิจบันเทิงต่างๆธุรกิจบางประเภทยังทำหน้าที่เป็นหน่วยผลิตสินค้าพร้อมๆกัน กันด้วย เช่น ธุรกิจการโรงแรม

3.ทำหน้าที่ผลิตสินค้า

           เพื่ออำนวยความสะดวกสบาย ไม่ว่าจะเป็นสินค้าประเภทวัตถุดิบ สินค้ากึ่งสำเร็จรูป สินค้าสำเร็จรูป ล้วนเป็นการพัฒนาคุณภาพชีวิตให้ดีขึ้น

ความสำคัญของเอกสารทางธุรกิจ

          เอกสารทางธุรกิจ เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิงและมีผลตามกฏหมาย เอกสารทางธุรกิจมีความสำคัญต่อธุรกิจซึ่งแบ่งได้เป็น 8 หัวข้อหลักๆ

1.เพื่อนำมาใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง เมื่อผิดสัญญาหรือข้อตกลงที่ได้ตกลงกันไว้ซึ่งมีผลตามกฏหมาย

2.เพื่อให้สามารถติดต่อธุรกิจได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

3.ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือในการติดต่อธุรกิจ

4.เพื่อใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนด้านการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

5.เพื่อประโยชน์ในการค้าระหว่างประเทศ

6.เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบของกรมสรรพากร และการเรียกร้องค่าเสียหายทางธุรกิจได้

7.เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการบันทึกบัญชี

8.ทำให้เกิดสภาพคล่องในการถือหรือเปลี่ยนมือเกี่ยวกับหลักทรัพย์ทางธุรกิจ

ประเภทของเอกสารทางธุรกิจ

            เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการติดต่อ ปัจจุบันแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท

1.เอกสารภายนอก

            เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารที่บุคคลภายนอกเป็นผู้จักทำขึ้นเพื่อส่งให้กิจการ อาทิเช่น รูปแบบของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกำกับสินค้า หรือ ใบแจ้งยอดเงินธนาคาร

2.เอกสารภายใน

           เอกสารภายใน หมายถึงเอกสารที่หน่วยงานจัดทำขึ้นแล้วส่งออกไปยังภายนอกเพื่อติดต่อสื่อสารธุรกิจ อย่างเช่น จะเป็นในรูปแบบ ของจดหมาย ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบกำกับสินค้า เป็นต้น โดยเอกสารที่เกิดขึ้นนี้จะเรียงตามลำดับวันที่ของรายการ

3.เอกสารติดต่อภายในกิจการ

            เอกสารติดต่อภายในกิจการ หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในกิจการของหน่วยงาน หรือ อาจเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น ซึ่ง ประเภทของเอกสารทางธุรกิจยังแบ่งเป็นข้อย่อยได้อีก 6 ประเภท

1.เอกสารทางเครดิตและการเงิน (Credit and Financial Documents)

           เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับกิจกรรมการซื้อ ขาย แลกเปลี่ยนสินค้า และบริการ ซึ่งใช้เป็นหลักฐาน เพื่อให้เกิดความชัดเจน ในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ ซึ่งจะต้องมีหลักฐานประกอบการ รับ-จ่าย ขณะเดียวกันในการติดต่อกับธนาคารเพื่อขอเครดิตหรือสินเชื่อ จำเป็นต้องมีเอกสารทางธนาคารเข้ามาเกี่ยวข้องเอกสารทางเครดิตและการเงิน ดังนี้

-ตั๋วเงิน
-บัตรเครดิต (Credit Card)
-ธนาณัติ (Money Order)
-หนังสือเครดิต (Letter of Credit - L/C)
-หนังสือค้ำประกัน (Letter of Guarantee - L/G)
-พันธบัตร (Bonds)
-ใบหุ้น (Stock)
-สัญญาซื้อขาย (Sales Contract)

2.เอกสารการซื้อและการขายสินค้า (Buying and Selling Transaction Documents)

            เป็นเอกสารการซื้อและการขายสินค้า หรือเรียกว่า เอกสารการค้า เป็นเอกสารที่ผู้ขาย จัดทำขึ้นใช้เป็นหลักฐานหรือสัญญาการซื้อและการขายสินค้า เพื่อให้สินค้าจากผู้ผลิตผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายไปถึงมือผู้บริโภค และต้องมีเอกสาร ดังนี้ 

-ใบเสนอราคาสินค้า (Firm Offer)
-ใบสั่งซื้อ (Order of Purchase Order)
-ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
-ใบแจ้งราคาสินค้าประจำวัน (Price Curren)
-ใบส่งของหรือใบกับกำสินค้า (Invoice)
-ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
-ใบขอลดหนี้ (Debit Note)
-ใบหักหนี้ (Credit Note)

3.เอกสารการขนส่ง (Transportation Documents)

             เป็นเอกสารที่แสดงสิทธิการได้รับอนุญาติในการขนส่งสินค้า สิ่งของต่างๆ ไมาว่าจะเป็นการขนส่งทางรถยนต์ รถไฟ หรือทางอากาศ ซึ่งจะมีเอกสารที่จำเป็นสำหรับผู้ส่งสินค้า และผู้รับสินค้าเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ดังนี้

-ใบจองระหว่างเรือและใบสั่งให้นำสินค้าขึ้นเรือ (Booking Note and Shipping Order)
-ใบรับสินค้าขึ้นเรือ (Mae's Receipt)
-ใบตราส่งสินค้า (Bill of Lading)
-ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order)
-บัญชีสินค้าในเรือ (Manifest)
-ใบรับขนสินค้าในเรือ
-ใบรับขนสินค้าทางอากาศ (Air Way Bill)

4.เอกสารประกันภัย (Insurance Documents)

              เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นระหว่างผู้เอาประกันกับผู้ประกัน ซึ่งเป็นวิธีลดความเสี่ยงภัยที่อาจจะเกิดขึ้นกับชีวิต และทรัพย์สินได้ส่วนหนึ่ง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประกันภัยมี ดังนี้

-ใบคำขอเอาประกัน
-กรมธรรม์ประกันภัย
-กรมธรรม์ประกันสินค้าทางทะเล

5.เอกสารการนำเข้าและส่งออก (Import and Export Documents)

               เอกสารที่ใช้ติดต่อค้าขายระหว่างประเทศ จะเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับเอกสารต่างๆ รวมถึงการขออนูญาตส่งออก หรือนำเข้าสินค้ามากับกรมศุลกากรตามที่กำหนดมี ดังนี้

-ใบขนส่งสินค้าขาเข้า (Mate's Receipt)
-ใบขนขาเข้า (Import Entry)
-ใบรับรองเมืองกำหนิดของสินค้า (Certificate of Origin)
-ใบกำกับสินค้าฉบับสำรอง (Performa Invoice)
-ใบตราส่ง (Bill of Lading)
-ใบปล่อยสินค้า (Delivery Order)
-ใบขนขาออก (Export Entry)

6.เอกสารการคลังสินค้า (Warehouse Documents)

                เป็นเอกสารเกี่ยวกับการเก็บรักษาสินค้า หรือการเก็บรักษาสินค้าและบริการมี ดังนี้

-ใบรับคลังสินค้า
-ใบประทวนสินค้า

2 ความคิดเห็น:

  1. อาจจะไม่ละเอียดเท่าไหร่ ยังก็ขอบคุณครับที่เข้ามาชม

    ตอบลบ
  2. อนุญาตให้ฉันแนะนำคุณกับบริการเงินทุน LE-MERIDIAN เราเข้าสู่ธุรกิจสินเชื่อโดยตรงและการจัดหาเงินทุนในแง่ของการลงทุน เราให้บริการทางการเงินแก่ภาคเอกชน / บริษัท ที่มองหาการเข้าถึงกองทุนในตลาดทุนเช่นน้ำมันและก๊าซอสังหาริมทรัพย์พลังงานทดแทนเวชภัณฑ์การดูแลสุขภาพการขนส่งการก่อสร้างโรงแรมและอื่น ๆ เก้าร้อยล้านดอลลาร์) ในทุกภูมิภาคของโลกตราบใดที่ผลตอบแทนการลงทุน 1.9% ของเราสามารถรับประกันได้ในโครงการ
    บริการเงินทุน Le-Meridian
    (60 Piccadilly, Mayfair, London W1J 0BH, สหราชอาณาจักร) อีเมลอีเมลติดต่อ .... lfdsloans@lemeridianfds.com
    WhatsApp ____ + 1 (989) 394-3740

    ตอบลบ